2018, el fin de ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004

2018, el fin de ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004
ISO 9001:2008, próximamente entra en vigor la nueva versión de esta normativa ISO, que pretende actualizar los requisitos para mejorar los sistemas

El próximo septiembre de este 2018 finaliza el período de transición que se abrió desde 2015 para la adaptación a los nuevos certificados que actualizan la ISO 9001:2008 y la ISO 14001:2004. La actualización deberán llevarla a cabo tanto entidades debidamente acreditadas y organizaciones, así como los propios solicitantes.

Las nuevas ediciones de estas normativas ISO fueron publicadas en el año 2015 implantando una serie de criterios nuevos con respecto a las auditorías de certificación. Estas son las iniciales, las de mantenimiento y las de renovación de la certificación.

Las novedades de la ISO 9001:2015 junto a las novedades de la ISO 14001:2015

Las principales novedades en la ISO 9001:2015 y en la ISO 14001:2015 se ven reflejadas en las normas de gestión. Estas son la calidad, la prevención de riesgos laborales, la eficiencia energética y numerosos aspectos relacionados con el medio ambiente que, ahora, deberán estar alineados.

Los aspectos más novedosos se relacionan con las estructuras de alto nivel. Esto engloba todos los progresos en los mecanismos de la comunicación, así como la comprensión de la organización. El entendimiento tendrá que extenderse también al contexto específico y, por ello, a ambas cuestiones, tanto internas como externas, que deberán tener una revisión en sus cuestiones pertinentes.

La técnica más comúnmente utilizada es la DAFO. Dicha herramienta se refiere a las debilidades, a las amenazas, a las fortalezas y a las oportunidades. Sin olvidar los intereses de las partes que tienen interés, ampliándose así la connotación del término “cliente“.

Con las novedades de la ISO 9001:2015, así como las novedades de la ISO 14001:2015, ahora resulta necesario añadir una gestión del riesgo, la cual se añadirá al sistema enfocándose en diferentes aspectos. Por ejemplo, en cuanto a la organización, se deberá atender a las ventas o a las compras y a los servicios que se presten, sin olvidar nunca tener en cuenta todos los aspectos ambientales necesarios.

La nueva incorporación del análisis en el ciclo de vida es también necesaria para la gestión ambiental. Igualmente, lo será la evaluación que se le haga a la organización y a sus procesos. Para ello, se utilizarán indicadores específicos. Todo ello conllevará una serie de cambios estructurales y conceptuales.

Con la transición de ambas normativas ISO mencionadas, se ha conseguido llegar a la madurez de los sistemas de gestión de las organizaciones y empresas.

Cómo adaptar los sistemas de gestión con las nuevas normativas ISO de 2015

1. Analizar detenidamente los aspectos fundamentales de las nuevas versiones de las normativas ISO

Las novedades de las ISO deben ser profunda y detenidamente analizadas para su comprensión. Solo así se podrá llevar a cabo una correcta aplicación. Mediante el método de la comparación se podrán revisar las normas anteriores y proceder a realizar los cambios necesarios para adaptar las empresas a los requisitos.

El resultado que se obtenga a través de dicho análisis y comparación permitirá comprender la adaptación a los requisitos de las actualizaciones ISO. Así, el sistema de gestión de la empresa podrá cumplir los mismos.

2. Realizar una formación actualizada del personal de la empresa

Uno de los aspectos más importantes para la transición de las nuevas normativas ISO es aquella que está relacionada con el capital humano. Es decir, para la correcta aplicación de los requisitos, se deberá realizar una formación correcta que actualice los conocimientos del personal de la empresa.

Será necesario que, en consecuencia, se identifiquen cuáles son los recursos que la entidad necesita. De esta forma, se podrán implementar correctamente los planes de formación. Con un equipo formado, se realizará una mejor aplicación de las normativas. El desarrollo deberá ser continuo y el personal deberá ser capaz de llevar los nuevos sistemas de gestión a la práctica con los clientes.

3. Llevar acabo análisis de gestión de la calidad y de satisfacción de los clientes

Estos sistemas son los que se conocen como análisis de GAP. Es una metodología que utilizan las empresas para la evaluación y la correcta gestión de la calidad de los servicios. De este modo, se analizan las razones por las cuales los clientes sienten la bajada de calidad en los servicios.

Este análisis podría ayudar a la identificación de las deficiencias existentes ante las novedades de la ISO 9001:2015 junto a las otras novedades de la ISO 14001:2015. De este modo, la transición se realizará más exitosamente.

4. La creación de un plan de transición

La creación del plan de transición viene después de que, mediante los correspondientes análisis, se hayan analizado las DAFO de la empresa, de acuerdo con las nuevas normativas ISO. Ahora, el plan consistirá en la manera concreta de realizar los cambios que se requieran y la consecución de los recursos necesarios.

5. Atender las necesidades y las exigencias de las partes interesadas

Todos los elementos que afectan a la gestión de calidad deben ser tenidos en cuenta. Por ello, también se deberá atender a los aspectos externos como son las necesidades y expectativas de las partes que estén interesadas, además de los requisitos legales de cumplimiento.

Se deberá prestar especial atención a identificar los grupos de interés y al desarrollo de los canales de comunicación que la empresa tiene con los mismos.

6. Gestión de riesgos y oportunidades 

El objetivo principal de las nuevas actualizaciones de las normativas ISO es la mejora de los sistemas de gestión. De este modo, se hace frente a los riesgos de la empresa. Para ello, se deberán realizar las correspondientes acciones preventivas de manera integrada. La metodología correcta a seguir es la sistemática.

Los riesgos que se analicen, así como las oportunidades que se capten, deberán estar separadamente asociados a cada procedimiento de la organización. Las acciones preventivas que se establezcan en la empresa deberán ser analizadas de acuerdo con la importancia que tenga para los grupos de interés y, en general, las partes interesadas. Para ello, deberán tenerse en cuenta las probabilidades y los impactos.

Más tarde, cuando ya la organización cuente con el conocimiento de los riesgos y de las oportunidades más importantes para los grupos de interés, se deberán realizar estrategias. Será fundamental el rol de la alta dirección de la empresa correspondiente.

7. La mayor sencillez del soporte documental

La estructura documental existente en las anteriores versiones de estas normativas ISO es una de las principales diferencias con respecto a la actualización. Especial dificultad tendrá su integración en la empresa. Resultará necesario que las organizaciones armonicen el soporte documental. Las revisiones actuales han añadido para ello estructuras comunes, así como términos, textos y definiciones similares.

La importancia de la nueva estructura en el soporte documental radica en que mediante la misma, se agilizará y se facilitará la integración de las distintas normas que existen dentro de una misma organización. Por ello, a partir de ahora esta integración de normas servirá de soporte matriz para todas ellas.

Será necesario que se adapte una estructura de alto nivel (HLS) en base a lo expuesto. De esta forma, se adquirirá un sistema de gestión que consistirá en la existencia de un marco de funcionamiento general. En él, se podrán establecer las especificaciones que se impongan por el resto de normas ISO.

Asimismo, la estructura de alto nivel (HLS) ayudará a que se tenga una visión más globalizada de todos los requerimientos que se piden de acuerdo con las nuevas ISO. Esto ayudará a que la relación entre las diferentes normas sea mucho más simple, que es lo que más agilizará el deber de identificar los requisitos.

En conclusión, la principal consecuencia de la implantación de dicha estructura es que el soporte documental sea más simple y accesible. Además, se encontrará alineado con las exigencias, necesidades y expectativas de los clientes de la empresa.

8. Evaluación de la gestión según los nuevos indicadores y progreso de los mismos mediante la redefinición

Cuando la organización haya llevado a cabo un análisis de riesgo, deberá valorar si resulta necesaria la definición de unos indicadores actualizados. Estos harán que la empresa pueda tener bajo su vigilancia y control los riesgos que se hayan identificado.

En conclusión, los indicadores han sido una de las revisiones que se han hecho en las nuevas normativas ISO. El objetivo principal de su modificación ha sido tanto su actualización, como su mejora.

9. La relevancia del ciclo de vida del ámbito medioambiental

Cabe destacar, a su vez, la enorme relevancia de que una empresa tenga en consideración las diferentes etapas existentes en el ciclo de vida de los productos que ofrece, al igual que de sus servicios. El desarrollo de su sistema de gestión podrá hacer frente a los riesgos que se puedan producir para el medio ambiente.

Es este otro de los aspectos más importantes de las nuevas actualizaciones, que afectan a los sistemas de gestión de la calidad y de la gestión ambiental.

En conclusión, es necesario un profundo análisis de las mejoras que se han producido frente a las antiguas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004. Se deberán realizar todos los pasos mencionados para establecer una adecuada actualización y adaptación a las novedades de la ISO 9001:2015 y a las actualizaciones y novedades de la ISO 14001:2015 para una correcta transición.

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