Implantación de un Sistema de Costes ABC

Implantación de un Sistema de Costes ABC
Aclaramos qué es un sistema de costes ABC: aquel que nos permite calcular el coste de un producto o servicio de la manera más exacta posible.

Recientemente he participado en la implantación de un sistema de costes ABC en una gran compañía.

Recientemente es un decir- ya que nos ha llevado del orden de dos años la implantación de este sistema.

Lo primero que debería aclarar es qué es un sistema de costes ABC: aquel que nos permite calcular el coste de un producto o servicio de la manera más exacta posible.

Este método de cálculo de coste lo deben utilizar empresas muy grandes, con un alto porcentaje de costes indirectos  o con un gran rango de productos o servicios; con el peligro de que alguno de estos objetivos de coste subvencione a otros de la misma compañía.

Este método de cálculo de costes indirectos de los productos o servicios es caro a la hora de ser implantado y a la hora de ser mantenido.

No quiero entrar tampoco en más explicaciones del sistema de costes- quizás tema de otro artículo. Lo que quiero comentar en éste es cuales son los pasos para implementar con éxito un nuevo sistema de contabilidad analítica en una compañía. Creo que muchos de ellos son incluso aplicables a la implantación de un nuevo sistema contable financiero ( o en su caso un nuevo sistema de información) o para cualquier proyecto a realizar en la compañía.

  1. Lo primero que me preguntaría es si este sistema de coste es necesario para la empresa. En ocasiones, empresas con pocos productos o muy similares son convencidas de la implantación de este sistema ABC cuando el coste final que van a obtener es casi idéntico al que obtenían con su sistema de coste anterior.
  2. Como comentaba, este sistema de coste es muy caro. ¿Se lo puede permitir la compañía? Además es necesario poseer un sistema de información o un ERP determinado para poder soportar el funcionamiento de estos sistemas de coste
  3. Se necesita apoyo EXPRESO y ESCRITO de la alta dirección de la compañía. ¿Cuantos proyectos conocéis en vuestras empresas que han muerto sin ningún éxito por no tener un apoyo continuado por parte de los altos responsables? Este sistema de coste implica que los trabajadores van a ser preguntados y controlados acerca del tiempo que les toma sus tareas y de los recursos que utilizan para las mismas. Por lo tanto, e inevitablemente, nos vamos a encontrar con una reacción negativa en la compañía , y por ello, para que el proyecto tenga éxito es necesario un apoyo continuado de la alta dirección
  4. La definición de la implantación de este sistema de costes tiene que ser realista en plazos y recursos. En lo que respecta al calendario de implantación, las fechas no deben ser ajustadas y deben de contar con un margen suficiente de maniobra. Se trata de una implantación suficientemente cara para no hacerla deprisa y corriendo. En cuanto a los recursos, tanto los trabajadores internos que tengan que proveer la información como a los externos que tienen que diseñar la mejor implantación posible para la estructura de la empresa deben ser un número suficiente y el porcentaje de su tiempo dedicado al proyecto tiene que estar totalmente claro. Cuando a un trabajador de la empresa le decimos que tiene que dedicar el 100% de su tiempo a este proyecto, debemos ser conscientes de que no le podemos exigir  que realice nada del resto de sus tareas. Es más, este trabajador estará preocupado por qué pasará cuando vuelva a su puesto de trabajo habitual y qué se va a encontrar sin hacer. Lo que quiero decir es que si no podemos dedicar el 100% del tiempo de una persona , seamos conscientes  de ello. Además , a estos empleados que hace un esfuerzo especial será necesario recompensarlo de una manera especial.

Los consultores externos deberán ser también el número necesario y estarán atentos a las definiciones de tareas y recursos proporcionadas por los trabajadores de la empresa.

El momento de poner en marcha el nuevo sistema de costes (si no es urgente hacerlo antes) será el momento de definición de los variables de los responsables de la empresa. Si lo hacemos antes de pagar los anteriores se pueden generar números conflictos. Recordemos que si cambiamos las reglas del juego al evaluar a estos empleados ( el cálculo de los costes de sus departamentos / áreas / productos o servicios) harán que su motivación caiga de una manera importante.

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